Actividades de Organización y Métodos

Respecto a la Estructura de la Organización.

Analizar la  estructura.

·         Estudiar la estructura jerárquica.

·         Reordenar los niveles jerárquicos.

·         Crear o suprimir órganos

·         Modificar la estructura de dependencia

·         Fijar la red de interrelación.

Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

·         La estructura jerárquica esté definida.

·         Los procedimientos administrativos estén normalizados.

·         Estén asignadas las áreas de responsabilidad.

La asignación de funciones comprende:

·         El análisis y determinación de las funciones.

·         La descripción del cargo.

·         La descripción de la red de interrelaciones del cargo.

·         La fijación de tareas para cada función asignada.

·         La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.

·         El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

Respecto a los  Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de  errores respecto a:

·         Control interno

·         Reiteración de trámites

·         Archivos repetitivos

·         Pasos innecesarios

·         Superposición de funciones

Diseño de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.

Debe tenerse en cuenta:

·         Aplicación de Normas

·         Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga

·         Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amueblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.

En esta actividad se verifica:

·         Distribución física de oficinas.

·         Recorrido físico de la información.

·         Circulación de personas.

·         Accesibilidad de equipos

·         Espacios de espera.

Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.