Temas para las Exposiciones

Grupo 1: Concepto de organización. La Teoría de las Organizaciones y la Teoría de la Organización Formal: definición; diferencias; semejanzas. Principales enfoques de la Teoría de la Organización Formal. Los componentes de la Organización Formal: estructura organizativa; órganos; funciones; niveles jerárquicos; relaciones formales; actividades.

Grupo 2: Topología de la Organización Formal. Tipos de organizaciones basadas en relaciones formales. Organización Lineal, Organización Funcional, Organización Líneo-Funcional, Organización Línea-Staff, Organización Comisional. Características. Ventajas y desventajas.

Grupo 3: Concepto de Departamentalización. Departamentalización primaria y secundaria. Criterios más usuales. Ventajas y limitaciones. Criterios para la asignación de actividades. Relaciones Organizativas y Niveles Jerárquicos. Diferentes tipos de relaciones formales. Niveles de autoridad y responsabilidad que pueden adoptarse. Relaciones entre estructura y ámbito de control.

Grupo 4: Concepto de línea y staff. Diferentes enfoques. Relacionamiento entre línea y staff. Su armonización.  Las unidades de Staff y de Servicios: origen; funciones; lugar en la estructura organizativa. Ventajas y limitaciones.

Grupo 5: Las Comisiones o Comités como instrumento organizacional. Concepto. Clasificación. Ventajas y limitaciones para su utilización. Elementos que inciden en su funcionamiento.

Grupo 6: Autoridad y Responsabilidad. Concepto y tipos de autoridad Y responsabilidad. Las fuentes de la autoridad. Delegación de autoridad y Descentralización. Ámbito de control o campo de influencia. Concepto. Antecedentes históricos. Factores determinantes del ámbito de control; consecuencias previsibles; medidas.Principios de delegación de autoridad. Dificultades para la delegación.

Grupo 7: Instrumentos y Metodología para el Análisis y Diseño de las Estructuras Organizativas: Organigrama. Manual de Organización y Funciones.  Elaboración y presentación.Análisis y Diseño de la Distribución del Trabajo. Cuadro de Distribución del Trabajo. Concepto y alcance de la técnica. Vinculación con otras técnicas de racionalización administrativa. Niveles de análisis de ejecución de los trabajos administrativos. Aplicación de la técnica. Formularios utilizados. Metodología de análisis. Utilidad y limitaciones de la técnica.

Grupo 8: Análisis y Diseño de Procesos y Procedimientos de Trabajo: Concepto. Características. Metodología de análisis. Manual de procedimientos. Elaboración y presentación. Análisis y Diseño de Portadores de Información. Concepto. Función de los portadores de información. Análisis y Diseño de Disposición de Oficinas. Concepto. Estudio del medio ambiente. La automatización de las oficinas.

El Analista de Organización y Métodos

a.      Lineamientos que encuadran su actividad:

         El analista debe recordar que siempre actúa como asesor

         El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.

         Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.

         Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.

         Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.

         Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.

         Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b.      Condiciones personales del Analista de Organización y Métodos:

         Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.

         Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales

         Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.

         Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.

         Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.

         Capacidad analítica: Implica,  observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente

         Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.

         Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber "vender” sus productos y lograr compradores para su "mercancía"

         Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.

         Facilidad para trabajar en equipo.

c.      Responsabilidad

         Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.

         Obtener antecedentes documentales de la situación existente.

         Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio

         Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.

         Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.

         Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.

         Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.

Asignación de la función de Organización y Sistemas en las organizaciones

La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado. Se recomienda que el sistema de organización y métodos dependa de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

Según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico.

Según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos humanos y materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.

Según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.

Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos. El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original. En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto.

Actividades de Organización y Métodos

Respecto a la Estructura de la Organización.

Analizar la  estructura.

·         Estudiar la estructura jerárquica.

·         Reordenar los niveles jerárquicos.

·         Crear o suprimir órganos

·         Modificar la estructura de dependencia

·         Fijar la red de interrelación.

Analizar las Funciones

Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:

·         La estructura jerárquica esté definida.

·         Los procedimientos administrativos estén normalizados.

·         Estén asignadas las áreas de responsabilidad.

La asignación de funciones comprende:

·         El análisis y determinación de las funciones.

·         La descripción del cargo.

·         La descripción de la red de interrelaciones del cargo.

·         La fijación de tareas para cada función asignada.

·         La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.

·         El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

Respecto a los  Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de  errores respecto a:

·         Control interno

·         Reiteración de trámites

·         Archivos repetitivos

·         Pasos innecesarios

·         Superposición de funciones

Diseño de Formularios

El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.

Debe tenerse en cuenta:

·         Aplicación de Normas

·         Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga

·         Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amueblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.

En esta actividad se verifica:

·         Distribución física de oficinas.

·         Recorrido físico de la información.

·         Circulación de personas.

·         Accesibilidad de equipos

·         Espacios de espera.

Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.

Definiciones Básicas en Organización y Métodos

Organización y Métodos: "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientosy como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados"

De esta manera, el término de Organización y Métodos consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

Estructura organizativa

Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas, que interactúan entre en sí, para llegar a un mismo objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y tienen como resultado que proveen (salida) información, energía o materia.

Elementos de un sistema
Componentes: las diversas partes o actividades que el sistema necesita para alcanzar sus objetivos, ejemplo: local, personal.
 

Recursos: Todo lo que de alguna forma puede controlar el sistema, ejemplo capital, maquinaria.
 

Entorno: constituye todo lo exterior al sistema pero en interrelaciones permanentes. En ningún caso está controlado por el sistema, ejemplo: cliente, impuesto.
 

Caracteristicas de los sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.

Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia y donde los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual está formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas.

Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración.

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice.

El o un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio correctamente.

   

Trabajo, obra o actividad que realiza una persona o una máquina.

Definición de Eficiencia:

- Aplicada a la Administración:

• Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados".
• Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos".
• Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión".
• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada".

En términos generales, se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos. Como un ejemplo muy ilustrativo podríamos decir que equivale a ganar un partido de fútbol independientemente de si el juego es aburrido o emocionante para el espectador, porque lo importante es hacer lo necesario para lograr el triunfo. Y punto.

Pero, ¿qué significa realmente el término eficacia? o, ¿cuál es definición?

Definición de Eficacia:

• Según Idalberto Chiavenato, la eficacia "es una medida del logro de resultados".
• Para Koontz y Weihrich, la eficacia es "el cumplimiento de objetivos".
• Según Robbins y Coulter, eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos.
• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado".
• Simón Andrade, define la eficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. Es la manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce como eficiencia directiva".
• Finalmente, el Diccionario de la Real Academia Española nos brinda el siguiente significado de Eficacia: (Del lat. efficacĭa). Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

En este punto, teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas, planteo la siguiente definición general de eficacia:

"Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos"