Caso de Estudio Arte S.A.

Hace unos ocho años, Javier Sierra acababa de terminar sus estudios de Diseño Gráfico y estaba sin trabajo, por lo cual recibió con mucho entusiasmo la propuesta que le hizo uno de sus tíos, referida a representar en el país una conocida marca de artículos para dibujo y artes plásticas. Su tío era representante de dicha marca en Chile y advirtió que la misma no tenía representación oficial en Venezuela.

Javier se registró como firma personal y comenzó a importar los productos y a distribuirlos a diversos comercios de Caracas. Un año después de haber comenzado el negocio, decidió transformar la empresa en una sociedad anónima y así nació ARTE S.A, de la cual es el único accionista, Director y Presidente. Al crecer el volumen de operaciones, se hizo necesario alquilar un local para depósito. El local que alquiló disponía de un área apropiada para la venta directa al público, que Javier decidió aprovechar. Adquirió también un vehículo utilitario de segunda mano.

Muy pronto se dio cuenta que él solo no podía continuar con el negocio: no podía a la vez visitar a los clientes, atender el local, realizar los trámites y continuar en contacto con los artistas y docentes. Asimismo, los costos eran ahora mayores.

Frente a esta situación, tomó dos decisiones: ampliar la línea de productos ofrecida y contratar dos empleados para atender el local de ventas. Se planteó como objetivo el brindar la línea más completa del país de productos de dibujo, pintura y artesanías.

La empresa continuó creciendo y actualmente cuenta con cuatro locales de venta al público en Caracas y tres en ciudades del interior del país. Ocupa ahora a 50 empleados, su facturación es excelente y deja un amplio margen de ganancia. Está organizada de la siguiente forma:

El Sr. Javier Sierra ocupa el cargo de Presidente Ejecutivo de la empresa y como tal, tiene a su cargo la definición de la estrategia empresarial. Asimismo, realiza las compras de mercaderías, tanto en plaza como en el exterior y de establecer las políticas de comercialización: fijación de precios, diseño de campañas promocionales, gestiones con distribuidores, diseño de nuevos productos. Es asistido por una secretaria y asesorado por la Lic. Angélica Dutra, integrante de la empresa Marketing Creativo SRL. De la Presidencia dependen directamente tres Departamentos: Administración, Abastecimientos y Sucursales.

El Sr. Jorge Lagos ocupa el cargo de Jefe del Departamento de Administración. Tiene por tareas principales efectuar los registros contables de la empresa, realizar diversos trámites y gestiones administrativas, controlar los saldos de caja de los locales, liquidar y pagar los sueldos y realizar los pagos a los proveedores.

Integran además el Departamento Mariela y Sara, auxiliares contables y José, asistente. El Sr. Lagos ejerce autoridad funcional sobre los Jefes de cada Local en lo referente a la gestión de las Cajas.

Marcelo Reyes es el Jefe del Departamento de Abastecimiento. De este Departamento dependen tres Coordinaciones: Inventarios, Depósito y Ventas Mayoristas.

La Coordinación de Inventarios se integra por su Jefe y por dos operarios. Su función consiste en abastecer a los locales de la empresa de mercaderías para la venta, con base en los pedidos que formula cada encargado de local. La mercadería se transporta desde el depósito hacia los locales en una camioneta propiedad de la empresa.

La Coordinación Depósito se integra por su Jefe y por tres auxiliares y su función es custodiar la mercadería de la empresa.

La Coordinación Ventas Mayoristas se integra por su Jefe y por tres vendedores. Se encarga de realizar las ventas a distribuidores y a comercios en todo el país y distribuir las mercaderías, utilizando para ello una camioneta propia de la empresa o solicitando los servicios de varias empresas proveedoras de fletes. Asimismo, facturan las ventas realizadas y realizan las cobranzas.

Dependen directamente de Marcelo Reyes, Jefe del Departamento de Abastecimiento, un auxiliar de limpieza, un telefonista y un vidrierista, que diseña las vidrieras de los locales propios de venta en forma quincenal y visita a los clientes mayoristas para asesorar respecto a la mejor forma de exhibir las mercaderías.

Susana Alves ocupa el cargo de Jefa del Departamento de Sucursales y tiene a su cargo la supervisión de los siete locales de la empresa. De ella dependen directamente cada uno de los Jefes de Local, que tienen un nivel jerárquico asimilable a Sección. Susana es asistida por una secretaria, la Sra. Eugenia y por dos auxiliares. Susana supervisa la gestión de los locales, contrata el personal para los mismos, verifica el cumplimiento de las normas de la empresa.

Los Jefes de Local son responsables por toda la gestión del local a su cargo, controlan la actuación de los vendedores, supervisan la caja de los locales, realizan los pedidos de mercaderías. En cada Local hay un Jefe y dos o tres vendedores, según la dimensión del mismo.

Se Solicita:

1. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Arte S.A. y ANALIZAR y EXPLICAR las fortalezas y las fallas de la estructura organizativa actual de la empresa. (5% del corte – Desarrollo Grupo Diurno el 26/01 – Grupo Nocturno el 28/01)

2. IDENTIFICAR, con base a las relaciones formales que predominan en ARTE S.A. la tipología de dicha organización. EXPRESAR cuáles son sus ventajas y limitaciones. (10% del corte – Desarrollo Grupo Diurno el 02/02 - Grupo Nocturno el 04/02)

3. ANALIZAR Tipo de departamentalización, niveles jerárquicos y los criterios para la asignación de actividades que se observan en la empresa. (10% del corte – Desarrollo Grupo Diurno el 09/02 - Grupo Nocturno el 11/02)